Der Sinn des Geschäftsbetriebes ist es einen Profit zu erzielen. Natürlich soll mann mögen was man macht, was Sie erfüllt und worin Sie denken das Sie gut darin sind.
Falls Sie das womit Sie sich beschäftigen als Geschäft (Bussiness) betrachten und falls Sie darin im derzeitig aufgezwungenem kapitalistischem System erfolgreich sein möchten, ist die Beschaffung von finanziellen Mitteln eine esenzielle Notwendigkeit, eine Notwendigkeit für alles Andere.
Falls Sie wünschen, dass Ihre Idee wie ein gepflanzter Samen blüht und in eine wunderschöne Blume auswächst, brauchen Sie neben der Liebe für das was Sie machen auch Ressourcen.
Um die Ressourcen zu beschaffen gibt es eine Reihe von Elementen, aber alles fängt mit dem Kunden an und die initiale Anforderung stellt den Start des Rennens dar. Jede neue Projektanforderung trägt eine neue Chance in sich und so sollte man sie auch betrachten.
E-Mail oder Telefon? Welches Kommunikationsmittel ist das beste für diese Gelegenheit
Die Anforderungen der Kunden kommen meistens per E-Mail. Eine große Anzahl an Anforderungen zur Einschätzung des Projektes kommt auch telefonisch. Da aber die E-Mail die allgemein angenommene Kommunikationsweise in diesem Fall ist, ist eine Anfrage/Bestellung per E-Mail die viel öfter verwendete Möglichkeit.
Die E-Mail bietet den Kunden die Möglichkeit eine gleiche Anforderung an mehrere konkurrierende Adressen zu senden, Ihre geografische Lage ist in diesem Fall unwichtig, die möglichkeit Anhänge der E-Mail hinzuzufügen ist ein Vorteil, und letzten Endes ist das Versenden von E-Mails kostenlos.
Sicherlich ist dies auch für Sie die Sie das Angebot für die Kunden erstellen dies ebenfalls die einfachste Möglichkeit, da die telefonische Frage ,,Was kostet eine Site?“ das letzte ist was Sie wollen.
Das Gespräch über das Telefon hat seine Vorteile, wie zum Beispiel das ,,lebendige Wort“, das Hinterlassen eines guten Eindruckes und erarbeitung von Vertrauen, aber wie Sie die Sache auch drehen, nach dem Gespräch kommt die schriftliche Korrespondenz.
Manchmal kommt die Anforderung über das vordefinierte Online-Formular, falls Sie eins auf ihrer Website haben, und manchmal als eine klassische E-Mail-Anfrage.
Diesmal werden wir die klassische E-Mail-Anfrage analysieren, wo der Kunde mit seinen eigenen Worten das potenzielle Projekt beschreibt.
Die Hauptelemente beim Kreieren eines Angebotes von hoher Qualität
1.) Die Psychologie des Kunden
Bereits auf Grund von ein paar Worten in der E-Mail können Sie den Typ des Kunden einschätzen, seine Kompetenz in Ihrem Tätigkeitsbereich, ob er der Komplexität seiner Anforderung bewusst ist und ob er des für das Projekt notwendigen Budgets bewusst ist.
Nach der Art und Weise wie die E-Mail geschrieben wurde, abhängig davon wie der Kunde Sie angeschrieben hat, wie ausführlich er in der Erklärung der Anforderungen war, können Sie gleich am Anfang die Grundinformationen für das Angebot erhalten.
Es ist oft möglich den Kunden falsch einzuschätzen, aber der Prozentansatz der Fehler wird mit der Erfahrung und mit der Anzahl der bearbeiteten Projekte geringer.
Manchmal ist es möglich das eine Anforderung gesendet wurde die absichtlich nicht relevant ist.
- Es wurde absichtlich keine reguläre E-Mail Adresse des Unternehmens ohne Domain verwendet, mit dem Ziel ein niedrigeres Angebot zu erhalten und nicht zu zeigen um welches Unternehmen es geht.
- Oftmals wird vermieden anzuzeigen um welchen Staat es geht.
- Manchmal erforscht und tastet die Konkurrenz den Markt ab und somit ist die E-Mail Anforderung nicht relevant.
Ihr Angebot, jedoch, sollte nicht nur auf der Perzeption (Wahrnehmung) des Kunden basieren, sondern sollte ausschließlich eine bestmögliche Einschätzung der Komplexität des Projektes, der dazu notwengen Ressourcen, der notwendigen Zeit für die Realisierung des Projektes sein und auf Grund dieser Parameter wird auch das Preisangebot kreiert.
Die Größe des Unternehmens, sein Standort, sollte nicht Ihr Preisangebot beeinflussen. Nur das Verhältnis der investierten Zeit, Arbeitskräfte ist ein relevanter Parameter für das Angebot.
Es gibt auch ein Szenario nach dem Sie eine Anfrage für ein auserordentlich komplexes Projekt erhalten werden, und zwar in nur einem Satz.
Wie zum Beispiel: ,,Ich hätte gerne eine Website wie Pinterest“
Natürlich nimmt ein seriöser Kunde die Komplexität seines Projektes ernst und wird nicht nur einen Satz schreiben. Daher sollte man seine Zeit und Ressourcen gut planen und nicht zu viel Zeit auf die Antwort zu verschwenden. In der Geschäftswelt sollte praktisch jede Anfrage beantwortet werden, aber dann sollte man auf solche Anfragen mit einem schon im Vorfeld vorbereiteten Template antworten.
Zum Beispiel: ,,Es freut uns, dass Sie uns kontaktiert haben, wir bitten Sie uns die komplette, detailierte Spezifizierung für das potenzielle Projekt zuzusenden.Vielen Dank im Voraus!“
Es gibt auch Kunden die nicht gut genug erklären können was sie wünschen und dann ist es notwendig dem Kunden eine im Vorfeld vorbereitete Projektdokumentation zuzusenden, die der Kunde ausfüllen und damit Ihnen mehrere nützlichen Parameter mitteilen soll.
Wir empfehlen Ihnen keine einzige Anfrage dem Zufall zu überlassen, sondern wenn Sie sehen, dass der Kunde nicht gut im Erklären ist, Ihn anzurufen und mündlich mit ihm die Elemente des Projektes durchzugehen oder ein Meeting zu vereinbaren, persönlich oder über Skype.
Die Kunden schätzen ihre Zeit und wenn Sie schon in eine längere Kommunikation mit Ihnen eingegangen sind, ist das ein Zeichen dafür das Sie nur einen Schritt von der Annahme des Angebotes entfernt sind.
Versuchen Sie dafür zu sorgen, dass die Kommunikation lang genug dauert, das Sie alle notwendigen Informationen erhalten und Ihre Digitalagentur dem Kunden nahe bringen, und das sie nicht zu Lange andauert, das man nich unnötig die Zeit beider Seiten in Anspruch nimmt.
2.) Die Form des Angebotes
Das Angebot kann man in Form eines PDF-Dokumentes im Anhang der E-Mail versenden, als eine rein textuelle E-Mail ohne Anhänge oder als Kombination beider Varianten.
Wir empfehlen eine Kombination der personalisierten Angehensweise wo man sich mit ein paar Sätzen an den Kunden wenden und Ihm zur Kenntnis geben das Sie das potenzielle Projekt gut analysiert haben, und all dies mit einem kompletten Angebot im PDF-Dokument der Agentur.
3.) Kreieren des Angebotes
Jedes Angebot sollte folgendes beinhalten:
1.) Einführung
2.) Kurze Vorstellung ihrer Firma , Referenzen, eine Beschreibung des Teams das an dem potenziellen Projekt arbeiten würde
3.) Beschreibung der technischen Lösung, welche Technologien werden verwendet
4.) Was genau erhält der Kunde, welche Funktionalitäten, was wird ihm ermöglicht und was sind die Vorteile
5.)Zusätzliche Elemente
6.) Fristen
7.) Preisliches Angebot
8.) Endnachrichten
3.1. Einführung
Die Art und Weise auf die sie sich an den Kunden wenden kann verschieden Formen haben, beginnt meistens mit „Sehr geehre Damen und Herren…“
In der Einführung können Sie etwas mehr darüber schreiben wie Sie das potenzielle Projket erlebt haben. Wenn es tatsächlich für Sie inspirativ ist, dann sollten Sie dies auch betonen.
Die Kunden möchten gerne wissen, dass ihr Projekt/ihre Idee mit Beachtung behandelt wird, das es kein Laufbandprinzip geben wird.
3.2. Kurze Vorstellung ihrer Firma , Referenzen, eine Beschreibung des Teams das an dem potenziellen Projekt arbeiten würde
Hier haben Sie etwas Raum um sich und Ihr Unternehmen vorzustellen. Den Kunden ist es wichtig was sie kaufen, zu welchem Preis und welcher Frist. Man sollte jedoch betonen, dass dies nicht Ihr erstes Projekt ist, daher sollten Sie einige Ihrer Referenzen im Anhang angeben, ein Paar Sätze zu Ihrem Unternehmen schreiben oder sich auf einen Artikel berufen der Ihnen an Kredibilität gibt.
Der erste Eindruck ist sehr wichtig und kann den Unterschied ausmachen.
3.3. Beschreibung der technischen Lösung, welche Technologien werden verwendet
Seien Sie transparent und geben Sie genau an welche Technologien Sie verwenden werden. Ob es ein Custom CMS, eine WordPress Plattform, Drupal, Magento oder etwas anderes sein wird.
Es ist wichtig dass die Kunden wissen ob es sich um ASP oder PHP handelt, ob es selbsverständlich ist das Sie die Website allen Mobilgeräten anpassen werden. Wird der Code valide, das Design einzigartig sein, oder wird in Absprache mit dem Kunden ein Thema verwendet.
Je detailierter Sie all dies angeben, desto einfacher wird die Zusammenarbeit sein. Sie können sich immer auf Ihr Angebot berufen, und das was nicht im Angebot steht wird gillt als Zusatzleistung.
3.4. Was genau erhält der Kunde, welche Funktionalitäten, was wird ihm ermöglicht und was sind die Vorteile
Es kommt vor das die Kunden nicht wissen was ein CMS ist und es ist notwendig dem Kunden hinzuweisen was er im Nachhinein abändern kann und was nicht. Ebenfalls ist es wichtig im Vorfeld abzuklären wer den Initialinhalt einfügt. Die Schulung vereinbaren.
3.5. Zusätzliche Elemente
Es ist wichtig zu erklären was man unter der Wartung der Site versteht. Was macht die Webhosting-Unterstützung, und was sind Ihre Aufgaben.
Den Kunden über die möglichen Szenarien für die Zukunft informieren. Falls es um Hacken geht, die Aktualisierung der Plattform, der Skripten, falls es zu Störungen auf der Site kommt, Backups, all dies soll man im Vorfeld definieren.
Zum Beispiel, wer stellt die Bilder für die Website. Kauft der Kunde Stock Fotos in Absprache mit dem Designer oder wird dies in den Preis miteinberechnet.
Einerseits werden Sie sich rechtzeitig vor ungewollten Situation absichern, das Sie zum Beispiel nach 2 Jahren einen Bug beheben müssen, andererseits wird dem Kunden klar sein was auf ihn alles zukommen könnte.
3.6. Fristen
Seien Sie bei dem Setzen der Fristen realistisch. Komplikationen sind immer möglich und behalten Sie dies im Auge. Es ist besser einen Tag mehr einzuplanen und dass der Kunde mit einem Projekt zufrieden ist das rechtzeitig abgeschlossen wurde, als den Kunden kurzfristig mit der Geschwindigkeit der Erstellung anzuwerben.
3.7. Preisliches Angebot
Die Qualität und der Preis unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen, aber jede Ware hat ihren Käufer. Manchmal wird jemand ein güstigeres Angebot als das Ihre auswählen, aber es besteht die Möglichkeit das er zu Ihnen mit einer erneuten Anfrage zurückkehrt weil er nicht zufrieden war.
Die Konkurrenz ist groß und man sollte um jeden Kunden kämpfen und daher langfristig denken.
Das Gewinnerteam wird meistens nicht ausgetauscht, manchmal ist dies wichtiger als der kurzfristige Profit.
Ein Geschäft wird jahrelang aufgebaut und daher sollte man sorgfältig Entscheidungen treffen und die richtigen Schachzüge machen, und alles beginnt mit der Anfrage und dem Angebot.
