Wie schreibt man eine Spezifizierung für eine Website -10 Hauptelemente

Dieser Artikel ist für die Leute gedacht die eine Webdesignagentur damit beauftragen möchten eine Website oder Webanwendung zu erstellen, und gleichzeitig ist er auch ein Leitfaden für Webdesignagenturen die noch keine Methodologie definiert haben.

Es kommt nicht selten vor, dass es bei der Bestellung von Websites an konkreten, wichtigen Informationen mangelt, die von großer Bedeutung nicht nur für den Bestesteller sind um sich beim  eigenen Projekt allumfassend Übersicht zu verschaffen, sondern die es auch der Webdesignagentur ermöglichen ein Agebot zu erstellen, Übersicht über alle Anforderungen und ein klares Bild bezüglich der Bedürfnisse zu erhalten.

Es kommt sehr selten vor das die Kunden eine ernsthafte Projektdokumentation einreichen, die alle Anforderungen präzise erklären, das Projekt und den Projektverlauf beschreiben und ein klares Bild darüber geben was die Erwartungen sind.

In Anbetracht all dieser Tatsachen, könen  Sie in diesem Post die 10 Hauptelemente lesen, die Ihnen bei dem Erstellen der Anfrage helfen werden.

Zusätzlich haben Sie am Ende des Artikels ein Beispiel des leeren Anfragedokumentes das von dem Kunden ausgefüllt wird und ein konkretes Beispiel der ausgefüllten Dokumentation.

Notwendige Elemente und Fragen zur Erstellung der Spezifizierung:

1. Allgemeine Informationen über das Unternehmen oder den Kunden / Besteller

Die allgemeinen Informationen sind eine elementare Einführung in die Spezifizierung und bieten relevante Informationen über Folgendes:

• Um welches Unternehmen geht es (Name des Unternehmens)
• Tätigkeitsbereiche des Unternehmens
• Anzahl der Mitarbeiter
• Konkurrenz (Link zu Websites der Kokurrenz)

Es ist sehr wichtig, dass sich die Webdesignagentur mit den Tätigkeiten des Kunden vertraut macht, mit seiner momentanen Präsentierungsweise auf dem Markt, seinen Marketingzielen und Strategie, um so alles in das potenzielle Projekt implementieren zu können.

2. Erarbeitet man ein vollkommen neues Projekt oder redesignt/reprogrammiert man das vorhandene?

Konkrete Fragen die der Kunde beantworten sollte sind:

• Haben Sie momentan eine Website?
• Wie lautet die Webadresse?
• Möchten Sie ein Redesign der vorhandenen Website oder eine komplett neue Website?

Falls Sie bereits eine Website haben, wird der Link zu der Site der Webagentur sehr dabei helfen sich mit der momentanen Sitestruktur und dem Tätigkeitsbereich bekannt zu machen.

3. Was erwarten Sie konkret von der Website?

• Eine neue Online-Präsentation die durch das Design von hoher Qualität neue Kunden anwerben und die Kredibilität des Unternehmens widerspiegeln soll
• Die Steigerung des Verkaufes eines bestimmten Produktes oder Produktgruppe
• Die Steigerung der Besucheranzahl der Website die in konkrete Anfragen nach dem Produkt oder Dienstleistung konvertiert werden soll
• Ein Portfolio das zu Präsentationszwecken dient

Die Erwartungen von der Website bestimmen die Art und Weise wie diese erstellt wird. Diese Information kann Ihnen im konkreten Fall dazu dienen die Wünsche des Kunden herauszufinden und worauf Sie sich fokusieren und Akzente setzen sollen.

Eine sehr nützliche Information ist der Link zu den Websites die an nächsten daran sind was der Besteller/Kunde an Design und Funktionalitäten erwartet.

4. Welchen Typ hat die Website?

Typen (Arten) von Websites:

• Korporative Präsentation des Unternehmens
• Präsentation einer Einzelperson (Personal Page)
• Online Shop (eCommerce Websites)
• Webanwendung
• Soziales Netzwerk
• Portfolio
• Blog
• Website mit spezifischen Funktionalitäten

Diese Information hat einen großen Nutzen weil sie uns mitteilt welche CMS-Plattform angemessen wäre, oder ob eine maßgeschneiderte (custom) Lösung erarbeitet wird. Diese Information teilt uns mit welche Programmsprachen wir verwenden sollen und mit welchem Framework.

5. Die Struktir der Website

• Wie viele Webseiten soll die Website haben?
• Die Darstellung der Sitemap des potenziellen Projektes kann viel dabei helfen
• Wie viele verschiedene Webseitenarten hat die Website (Homepage, Über uns, Portfolio/Gallerie, Kontaktseite)
• Ist die Website einsprachig oder mehrsprachig und wie viele Sprachen beinhaltet die Website?

Es ist nicht das gleiche wenn die eine Website erstellen die 4 Seiten hat und eine Website die Tausende von Seiten hat. Eine Website mit 4 Webseiten kann ebenfalls sehr kompliziert sein im Sinne das man auf jedes Detail achtet, die hohe Qualität des Design, aber ist eine sehr wichtige Information um die Übersicht über das Projekt erhält.

Webpakete sind nicht die beste Lösung für Kunden

Webpakete definieren die Bedürfnise des Kunden nicht präzis und es kann sehr leicht eine der Vertragsseiten (Kunde/Agentur) geschädigt werden.

Wenn im Webpaket die Seitenanzahl als unbegrenzt oder 50+ angegeben wird, und Sie dabei einen solchen Vertrag abschliessen, dann ist dabei nicht definiert wie viel Sie tatsächlich erledigen sollen.

Es ist sehr wichtig die Erstellung von Websites nicht nach dem ,,Fliesbandprinzip“ anzugehen, bzw. die Seiten/Segmente nicht zu ,,stanzen“, sondern das alle Layouts zweckmäßig ist und auf jedes Detail geachtet wird.

Die Homepage ist die dominante Seite, es ist aber notwendig auch alle anderen Seiten zu beachten.

6. Eine statische oder eine dynamische Website

• Wer fügt den Inhalt in die Website ein (der Kunde oder die Agentur)?
• Ist es notwendig das die Website ein CMS beinhaltet über das der Besteller Informationen einfügen kann?
• Wie oft sind die Änderungen auf der Website geplant und welche Elemente wollen Sie abändern?

Falls der Kunde eine Präsentation braucht bei der keine Abänderungen vorgenomen werden, dann ist es sinnlos ein CMS zu kreieren oder eine der Plattformen zu verwenden. Vor allem möchte der Kunde dies nicht zahlen, er braucht es nicht, populäre Plattformen haben das Element vulnerability – Verwundbarkeit.

In der Praxis erwarten 99% der Kunden, dass die Website dynamisch ist und erwarten das sie den Inhalt verändern können. Daher ist es notwendig auch die Schulung der Kunden zu planen.

7. Die Funktionalitäten der Website

Dies ist eins der wichtigsten Elemente.    

Hier ist es notwendig das der Besteller (Kunde) so viele Informationen wie möglich über die Funktionalitäten der Website angibt.

Beispiel 1:

Es ist notwendig das die User sich registrieren können. Wenn sie sich registrieren geben sie folgende Daten ein… Wenn sie sich registrieren sollen sie eine Aktivierungsmail erhalten. Nach dem Einloggen haben sie Profile mit folgenden Elementen…

Also, jede Funktionalität und Phase/Verlauf sind erklärt und auf Grund dessen ist es möglich ein Angebot zu erstellen und eventuelle Fragen zu stellen.

Von den Funktionalitäten ist es wichtig anzugeben ob es sich um ein  Online-Shop handelt, ein soziales Netzwerk, eine Auktionsseite, ein Portal zum absuchen von Immobilien oder Touristendestinationen…

Beispiel 2:

Es ist notwendig 10 Firmen/Vertreter auf der Website anzugeben, davon gibt es 3 Kategorien und 2 Unterkategorien für jede Firma. Es ist notwendig die komplette Funktionalität, die Kategorien und die Unterkategorien zu kreieren, und wir weden die Produkte einfügen. Die Bezahlung wird per Nachname, mit Kreditkarten, Paypall…vorgenommen.

Eine der wichtigsten Informationen ist ob die Website responsive sein soll, angepasst für alle Mobilgeräte. Diese Funktionalität ist in letzter Zeit zum Standard geworden. Obwohl sie fast selbstverständlich geworden ist, ist es notwendig dies mit dem Kunden zu besprechen, da es Ausnahmen und verschiedene Anforderungen gibt.

8. Das Budget

Die Angaben zum Budget die Sie in das potenzielle Projekt investieren möchten kann der Agentur als Indikator dienen wie ernsthaft Sie das Projekt angehen und in wie weit Sie eine reale Ahnung über den Preis für den Sie die Anforderung stellen haben.

Die meisten Besteller versuchen es zu vermeiden ein eigenes Budget zu definieren, mit der Erwartung erst ein Angebot zu erhalten und auf diese Weise seine Karten (nicht) auf den Tisch zu legen.

Jedoch, mit der Angabe des Budgets geben Sie der Webdesignagentur die Möglichkeit Ihnen mitzuteilen was sie innerhalb des Budgetrahmens erarbeiten kann.

Der Preis wird nicht im Verhältnis zu dem Budget des Kunden kalkuliert, sondern auf Grund der Anforderung. Somit, wenn es sich um ein Projekt handelt das 900 Euro kostet, und der Kunde hat 5000 Euro angegeben, wird der Preis 900 Euro sein, aber die Information zum Budget wird die Webdesignagentur dafür verwenden dem Kunden zusätzlich anzubieten was noch machbar ist um das Projekt zu verbessern.

Ebenfalls falls der reale Preis für das Projekt 2000 Euro beträgt, und der Kunde ein Budget von 1000 Euro vorgesehen hat, ist es möglich dem Kunden innerhalb des Budgets ein Angebot zu erstellen, das ohne bestimmte Elemente sein wird die die Erstellung des Projektes teuerer machen.

Daher schlagen wir vor ein Rahmenbudget anzugeben, (von-bis).

9. Deadlines

Die Deadlines sind ein sehr wichtiger Faktor der sehr die interne Arbeitsverteilung beeinflusst, das Sortieren der Projekte nach Priorität und Preis.

Falls Sie keine definierte Timeframe (Zeitrahmen), Deadline, haben, dann wird das Projekt im Standardregime bearbeitet. Die Tatsache, dass die Deadline nicht definiert wurde, heißt nicht das das Projekt außerhalb des realen Zeitrahmens bearbeitet wird.

Das Definieren von Deadlines ist direkt mit der Projektdokumentation verbunden und in 99% der Fälle teilt die Websdesignagentur dem Kunden auf Grund der Anfrage die Deadline mit die nach ihrer Meinung realistisch ist.

Falls der Kunde fordert, dass das Projekt außerhalb der realen Deadlines vervollständigt wird und das daher die Webdesigner Überstunden machen sollen, dann beeinflusst dies auch den Endpreis.

10. Zusatzinformationen

Die Zusatzinformationen können alles beinhalten was nicht in den anderen Elementen erwähnt wurde oder was ausserhalb der Thematik und der gestellten Fragen ist.

Wir hoffen das dies all denen helfen wird die unsere Dienstleistung bestellen möchten, aber auch anderen Webdesignagenturen die Probleme mit dieser Thematik hatten.