Es ist keine einfache Aufgabe die wichtigsten Merkmale des Dialogs in einem Geschäftsumfeld zu identifizieren. Indem Sie jedoch auf die Bedingungen und Bedürfnisse Ihres Geschäftsumfelds hören, können Sie die interne Geschäftskommunikation stärken und verbessern. Es ist wichtig herauszufinden, über welche personellen Ressourcen Sie verfügen, aber auch, welche internen Schwächen Sie vermeiden möchten. Ein erfolgreiches Geschäftsumfeld zeichnet sich unter anderem durch eine qualitativ hochwertige verbale und nonverbale Kommunikation aus.
Lass uns zunächst einige Fragen anschauen.
- Ist eine gleichberechtigte Kommunikation in ihrem Arbeitsumfeld anwesend?
- Können Sie aktiv zuhören?
- Neigen Sie zur Personalisirung der Kommunikation?
- Fördern Sie eine schnellere Lösung?
- Sind Sie direkt?
- Liefern Sie eine passende Rückmeldung (engl. feedback)?
Wenn Sie eine der führenden Positionen im Unternehmen haben und die Menschen in Ihrem Geschäftsumfeld jederzeit Freiheit haben, mit Ihnen zu sprechen, etwas zu fragen oder zu sagen, ist eine gleichberechtigte Kommunikation möglich. Gleiches gilt, wenn Sie für das Personalmanagement verantwortlich sind. Die Mitarbeiter kennen diese Freiheit niemals von sich aus, daher ist es wichtig, sie zu vergewissern, dass sie existiert.
Das Grundmerkmal eines gleichberechtigten Dialogs ist, dass jeder die Verantwortung übernimmt und an der Einleitung, dem Halten und dem Beenden des Gesprächs teilnimmt. Gleichheit in alle Kommunikationsrichtungen bedeutet, dass in der vertikalen, horizontalen und diagonalen Kommunikation alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Niveau sind. Hier einige Richtlinien für eine erfolgreiche interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen.
Hören Sie aktiv zu
Aktives Zuhören bedeutet, Ihrem Gesprächspartner zunächst durch verschiedene nonlinguistische und paralinguistische Zeichen mitzuteilen, dass wir das was er zu sagen hat folgen und schätzen. Ein wichtiges Merkmal eines HR Managers (Personalleiter) ist, dass er zuhören, aber auch hinhören kann. Unterbrechen Sie Ihren Gesprächspartner nicht, geben Sie ihm eine Bestätigung, indem Sie ihm Raum und Zeit geben, um Ihnen frei mitzuteilen, was er möchte. Dies stärkt sein Selbstvertrauen, schafft ein Gefühl der Verbundenheit und verringert die Möglichkeit von Missverständnissen. Denken Sie daran, Wiederholung, Paraphrasierung und Reflexion der Gesprächspartner sind die Grundprinzipien des aktiven Zuhörens.
Personalisieren Sie die Kommunikation
Wenn Sie Ihren Gesprächspartner, seinen Charakter und seine Bedürfnisse kennen, können Sie den Dialog, den Sie führen, auf ihn anpassen. Wenn Sie jemanden persönlich ansprechen wollen, das erfordert die Übereinstimmung mit bestimmten Gesfühlen und Erwartungen. Denken Sie daran, dass die Wertschätzung individueller Merkmale den gegenseitigen Respekt, aber auch einen empathiebasierten Ansatz fördert. Die Kommunikation zu personalisieren heißt, sie mit den Nuancen zu versehen, die Ihrem Mitarbeiter entsprechen. Immerhin mögen wir nicht den gleichen Ansatz, oder? Gleiches gilt für die Kommunikation auch.
Fördern Sie eine schnellere Lösung
Der Schritt, der dem Gesprochenen vorausgeht, ist immer eine Überlegung über das, was wir sagen wollen. Wenn Sie Ratschläge, Kommentare oder Kritik geben, sollten Sie so sicher wie möglich sein dass Sie das zur richtigen Zeitpunkt und auf die richtige Weise tun. In der horizontalen Kommunikation, die zwischen Personen in gleichen oder ähnlichen Arbeitspositionen stattfindet, besteht Ihre Hauptaufgabe darin, potenzielle Lösungen zu fördern und auf sie abzuzielen. Die Anleitung sollte sich an den Prinzipien der Teamarbeit orientieren, aber auch an dem Wertesystem, das ein wesentlicher Bestandteil der emotionalen Intelligenz eines jeden von uns ist. Welche Gefühle möchten Sie in einem Interview hervorrufen? Stellen Sie sicher, dass der Inhalt, den Sie präsentieren, nicht zu Ärger oder Niedergeschlagenheit führt. Denken Sie daran, Sie sind eine Erinnerung, kein Auslöser.
Seien Sie direkt
Die am schwierigsten zu beherrschende Kommunikationsfähigkeit ist es, direkt zu sein. Das Ziel des internen Managements ist nicht nett, sondern konsequent und fair zu sein. Wenn Sie sich bemühen, jemandes Verhalten zu ändern, ist es wichtig, dass das was Sie dazu sagen haben sinnvoll und argumentativ ist, aber auch Richtlinien und Tipps für das weitere Vorgehen enthält. Wenn Sie in Ihrem Alltag mit den Menschen zu tun haben, sollten die Kommunikationsschierikeiten so klein wie möglich sein. Dennoch, direkt zu sein bedeutet nicht unhöflich zu sein. Bei der Kritik geht es vor allem darum, sich auf ein bestimmtes Verhalten in einer bestimmten Situation zu konzentrieren. Seien Sie ehrlich, aber versuchen Sie auch nicht die ganze Persönlichkeit zu kritisieren, sondern ausschließlich die aktuelle Behandlung.
Geben Sie Feedback
Die Erwartungen an das Feedback sind unterschiedlich. Manchmal geht es dabei um mögliche Lösungen, manchmal um informative Inhalte und manchmal genügt Ihrem Gesprächspartner eine nonverbale Bestätigung. In der vertikalen gegenseitigen Kommunikation ist es am wichtigsten Antworte zu geben. Diese Art der Kommunikation kann, abhängig von der hierarchischen Beziehung, absteigend und aufsteigend sein. Stellen Sie sicher, dass Sie immer eine Gegenleistung erbringen, egal ob Sie Anweisungen erteilen oder Bericht erstatten. Ihr Kommentar hängt in erster Linie von der jeweiligen Frage ab, aber auch vom Charakter der Person. Natürlich ist es wichtig, dass Sie immer ein Feedback haben und dass Sie es so oft wie möglich bereitstellen. Das Feedback bietet nicht nur einen Überblick über die durchgeführten Maßnahmen, sondern auch eine Roadmap für weitere Maßnahmen.
Schlussbemerkung
Ein erfolgreiches unternehmensinternes Management erfordert eine möglichst funktionale Kommunikation. Stellen Sie Fragen und hören Sie genau zu. Versuchen Sie explizit und direkt zu sein, aber respektieren Sie dabei auch das Personalisierungsprinzip.
Bemühen Sie sich, so schnell wie möglich Feedback zu geben, aber auch, sich auf die Gefühle zu konzentrieren, die Sie durch verbalen Ausdruck hervorrufen. Lassen Sie Ihre Kritik stets von Ratschlägen und Hinweisen folgen, die die positive Seite der aktuellen Situation oder des von Ihnen angesprochenen Mitarbeiters einbezieht.
Schließlich bleiben Sie gleichstehend und gleichermaßen verantwortlich für die Aufrechterhaltung der Qualität der Kommunikation. Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen.
